Wir bei Websail haben mehrere Praktika bei verschiedenen Bootsschulen gemacht und uns angeschaut, wie die Verwaltung in den Schulen aktuell abläuft. Dabei ist uns aufgefallen, dass viele Arbeitsschritte umständlich über Excel-Tabellen gelöst werden und oftmals viel Zeit zur Pflege und zur ordentlichen Verwaltung benötigt wird.
Besonders zeitaufwändig ist das mehrmalige Abtippen bzw. händische Erfassen von Daten, zum Beispiel Kunden- und Teilnehmerdaten, das zudem auch fehleranfällig ist. Das Schreiben von Rechnungen und E-Mails, sowie das Aktualisieren von Daten auf der Webseite kann zusätzlich Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem müssen Daten hin und wieder kontrolliert werden. Ist dieser Kurs bereits ausgebucht? Wer bekommt alles noch eine Rechnung? Wer hat seine Rechnung noch nicht vollständig beglichen? Auch das Erstellen von Prüfungsteilnehmerlisten für den Prüfungsausschuss kann Zeit kosten.
Mit Websail haben wir uns zur Aufgabe gemacht, alle diese Aufgaben und noch viel mehr für Bootsschulen zu automatisieren und die gesamte Verwaltung durch Digitalisierung anwenderfreundlich zu gestalten und Ihnen so die Arbeit zu erleichtern.
Heutzutage lassen sich viele Arbeitsschritte automatisieren und mit Hilfe von Digitalisierung vereinfachen. Diese Möglichkeiten möchten wir Ihnen zugänglich machen. Das ist unser Auftrag!
Die aktuelle Version von Websail bringt eine Reihe an Arbeitserleichterungen mit sich. Interessenten können sich völlig selbständig online einen Kurs buchen und bekommen automatisch eine Buchungsbestätigung und eine Rechnung zugeschickt. Natürlich wird die telefonische Beratung in vielen Bootsschulen weiterhin ein wichtiger Bestandteil bei der Buchung bleiben. Dennoch kann der Interessent auch nach der Beratung am Telefon selbständig den besprochenen Kurs buchen, ohne, dass Sie Kunden- und Teilnehmerdaten abtippen brauchen. Dabei kann die Bezahlung per PayPal, Kreditkrate, Banküberweisung usw. stattfinden und der Interessent kann einen Kurs sowohl buchen, als auch kostenlos und unverbindlich Informationen zu einem Kurs anfragen.
Sämtliche Daten landen anschließend in der Datenbank von Websail, wo Sie eine Übersicht aller Kunden, Teilnehmer, Kurse etc. finden. Ist die maximale Teilnehmerzahl erreicht, so wird der Kurs ganz automatisch auf der Webseite ausgeblendet, oder auf Wunsch als "ausgebucht" angezeigt. So sparen Sie sich den ständigen Abgleich und die Aktualisierungen auf Ihrer Webseite. Und sagt ein Kunde wieder ab, oder möchte einen anderen Kurs buchen, legt Websail automatisch eine Korrektur- bzw. Stornorechnung an, schickt diese an den Kunden und erhöht automatisch die verfügbaren Teilnehmerplätze auf Ihrer Webseite um einen Platz.
Bieten Sie neben den Kursen auch weitere Artikel zum Kauf an, zum Beispiel Lehrbücher oder Kleidung? Dann können Sie in Websail Artikel anlegen und genau wie ihre Kurse auch auf Ihrer Webseite zum Kauf anbieten. So haben Sie für alle Ihre Angebote eine einzige Kundendatenbank und einen vollautomatischen Buchungsprozess. Mit Websail haben Sie eine Datenbank mit allen Kunden, Teilnehmern, Kursen, Prüfungsanmeldungen, Rechnungen und Zahlungen, die Sie mit einem Internetzugang von jedem Ort der Welt aufrufen und bearbeiten können.
Jeder Betrieb ist anders und arbeitet auch innerhalb der gleichen Branche etwas anders. Deshalb können Sie die Darstellungen in Websail einfach anpassen, so wie es für Ihren Betrieb am besten ist. Entscheiden Sie z.B., welche Informationen in den einzelnen Listen und Spalten angezeigt oder ausgeblendet werden sollen.
Um immer zu wissen, wer bereits bezahlt hat und in welcher Höhe Rechnungsbeträge noch ausstehen, bekommt Websail diese Informationen direkt und automatisch von sämtlichen deutschen Banken übermittelt. So haben Sie in Websail eine Verknüpfung von Zahlungen, Rechnungen und Kunden. Zu jedem Kurs können Sie die Kursliste aufrufen und dort zu jedem Teilnehmer sehen, ob dieser ausstehende Rechnungsbeträge hat.
Ist ein Teilnehmer zur Prüfung angemeldet, fehlen noch Unterlagen oder sind die Unterlagen bereits beim PA? Tragen Sie diese Informationen in Websail ein und Sie können sich dann von Websail eine Prüfungsteilnehmerliste nach den Vorgaben des DSV und DMYV ausdrucken, die Sie dann dem Prüfungsamt zukommen lassen.
Um Teilnehmer an den anstehenden Kurstermin zu erinnern, oder alle Kunden mit ausstehenden Rechnungen an die Zahlung zu erinnern oder um Kunden zum Geburtstag zu gratulieren, kann Websail automatisch E-Mails und SMS verschicken. Dazu geben Sie eine Wenn-Dann-Abfrage ein, z.B.: Schicke allen Kunden immer zum Geburtag folgende E-Mail: [...] Diese E-Mail wird dann von Websail automatisch an den Kunden angepasst, zum Beispiel wird der richtige Name eingefügt und dann wird Nachricht als E-Mail und/oder SMS automatisch an alle Personen geschickt, auf die die Wenn-Dann-Abfrage zutrifft.
Wenn Sie am Ende der Saison auswerten möchten, welche Kurse besonders gut gelaufen sind und welche Kurse Sie in der kommenden Saison verstärkt anbieten möchten, dann helfen Ihnen die STatistiken von Websail. Websail zeigt Ihnen an, in welchen Monaten Ihre Kurse wie häufig gebucht wurden, welche Beträge geflossen sind, wie viele Neukunden und Stammkunden bei Ihnen waren und das alles sowohl das Tabellen, als auch graphisch und anschaulich. So könne Sie gezielt investieren und sich noch besser für die kommende Saison aufstelllen.
Websail kann Ihnen schon jetzt von der Kursanmeldung bis zur Prüfungsanmeldung die tägliche Arbeit erleichtern. Doch wir sind noch lange nicht fertig. Vieles kann noch automatisiert und durch Digitalisierung vereinfacht werden. Insbesondere sehen wir Potenzial bei der Einteilung von Lehrern, Booten, Räumen und anderen Ressourcen zu Kursen, sowie eine automatisierte Terminabstimmung zwischen Teilnehmern und Lehrern für den Praxisunterricht. Alles das wird kommen und ist fester Bestandteil unseres Entwicklungsplans für 2019.
Es ist unser Anspruch, nicht stehen zu bleiben und uns mit dem technologischen Fortschritt mitzuentwickeln. Wir wollen stets die Technologischen Möglichkeiten der Zeit ausreizen, damit Sie Ihre wertvollste Ressource, Ihre Zeit, für das einsetzen können, was Ihnen Spaß macht und wichtig für Sie ist.
Wir freuen uns auf eine tolle erfolgreiche Zusammenarbeit!
Ihr Websail Team.
Auch das beste Websail ist uns nicht gut genug
Sie können Mitarbeitergruppen mit unterschiedlichen Rechten definieren, z.B. Segellehrer. Segellehrer können nur Segelkurse und deren Teilnehmer einsehen und bekommen auf alle anderen Funktionalitäten von Websail keinen Zugriff. So lassen sich effektiv Zuständigkeiten abbilden und jeder kann nur das sehen und tun, was er sehen und tun soll.
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Mit dem integriertem Webshop verkaufen Sie bequem Artikel über Ihre Internetseite- ob Regenjacke oder Lehrbuch.Rechnung und Versandbestätigung u.s.w. wird wie gewohnt von Websail automatisch erstellt und verschickt.Nicht nur kann man jedoch Artikel verkaufen, sondern auch Gutscheine für sein Kursangebot oder Wertgutscheine.Die Gutscheine sind selbst gestaltbar, automatisch versendbar und können durch den Kunden mit dem aufgedrucktem Gutscheincode selbst eingelöst werden.
Teilnehmer können automatisch für ihren morgigen Termin per SMS benachrichtigt werden.
Bei der Kursbuchung auf der Webseite kann zwischen verschiedenen Zahlungsmethoden frei gewählt werden. Möglich sind z.B. Barzahlung, PayPal, Kreditkarte, oder Sofortüberweisung. Welche Zahlungsmethoden zur Auswahl stehen sollen, dass entscheiden natürlich Selbstverständlich Sie.
Mit der App-Version können Sie und Ihr Team Websail auch vom Mobiltelefon aus verwenden - ohne Einschränkungen. Steuern Sie Ihre Bootsschule von überall, Sie haben es in der Hand.
Kurse und Kurstermine lassen sich in Websail als Kalender anzeigen oder in andere Kalender (iCloud Calendar, Google Kalender, ...) synchronisieren.
Sie kommen heute mal etwas später zur Arbeit und wollen wissen, was bisher passiert ist, dann schauen Sie auf Ihr Dashboard. Hier sehen Sie chronologisch sämtliche Aktivitäten, sowie wichtige Kennzahlen, Termine und Ereignisse.
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Wie groß ist der Gesamtbetrag an offenen Rechnungen, wie viele Kursteilnehmer haben diesen Monat gebucht und wie entwickeln sich die Umsätze? Fahren Sie Auswertungen von allen Daten, die Websail speichert.
Es lassen sich Ressourcen – (z.B. Räume und Boote) definieren. Diese können wie Kurse zum Verleih auf Ihrer Homepage veröffentlicht werden. Die Verfügbarkeit dieser aktualisiert sich dabei automatisch. Dies können Sie Beispielsweise für einen Tagesbootsverleih oder das Verchartern von Yachten nutzen.
Auch können im Zusammenspiel mit dem Schichtplan automatisch Praxistermine für Ihre Teilnehmer online gestellt werden.
Darüber hinaus bietet Websail eine grafische Übersicht so dass Sie zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, wann welches Boot für den Verleih verfügbar ist und welcher Raum wann belegt ist.
Für die Teilnehmer eines Kurses können Wertmarken zur Verfügung gestellt werden, z.B. für Praxisstunden mit einem Lehrer. Teilnehmer können sich auf Ihrer Webseite in einen Login-Bereich anmelden und sehen dort, auf Basis Ihrer Ressourcenplanung, wann Praxistermine zur Auswahl stehen und können ihre Wertmarken darauf einsetzen. So geschieht die Terminfindung der Praxisstunden wie von selbst.
Erstellen Sie den Schichtplan für Ihre Firma online. All Ihre Mitarbeiter können jederzeit von überall den aktuellsten Schichtplan online einsehen oder nach Freigabe bearbeiten.
Bieten Sie buchbare Termine auf Ihre Homepage an. Beispielsweise Schnuppersegelstunden in 2 Stundenintervallen von 8-16 Uhr.